DATENSCHUTZ - STANDESAMT

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie gemäß der ab dem 25. Mai 2018 geltenden Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns sowie über die Ihnen zustehenden Rechte. 

Diese Hinweise werden, soweit erforderlich, aktualisiert. Allgemeine Datenschutzhinweise für Besucher unserer Homepage finden Sie hier.

I. Name und Anschrift des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung, des Bundesdatenschutzgesetzes und des rheinland-pfälzischen Landesdatenschutzgesetzes sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

Verbandsgemeinde Hermeskeil
- Standesamt - 
Langer Markt 17        
54411 Hermeskeil

Telefon:           06503 809 – 0
Fax:                06503 800 – 200       
E-Mail:            verbandsgemeinde@hermeskeil.de
Website:         www.hermeskeil.de

II. Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten

Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:

Herr Hans-Hermann Zimmer
Verbandsgemeinde Hermeskeil       
Langer Markt 17        
54411 Hermeskeil

Telefon:           06503 809 – 162       
Fax:                06503 800 – 200       
E-Mail:            hh.zimmer@hermeskeil.de
Website:         www.hermeskeil.de

III. Datenverarbeitung

III. Datenverarbeitung

1. Umfang, Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten 

Das Standesamt ist verpflichtet für seinen Zuständigkeitsbereich ein Eheregister, ein Geburtenregister und ein Sterberegister sowie die dazugehörenden Sammelakten zu führen und fortzuführen (§§ 3, 6-9, 15, 16, 21, 27, 31, 32, 47 PStG). Aus diesen Registern und den Sammelakten werden Urkunden und Auskünfte entsprechend §§54-66 PStG erteilt. Darüber hinaus nimmt das Standesamt nach §§ 34 ff. PStG besondere Beurkundungen vor und übernimmt entsprechend §§ 39 und 40 Landesgesetz über die freiwillige Gerichtsbarkeit die Nachlasssicherung und Erbenermittlung. 

Im Zusammenhang mit den vorgenommenen Beurkundungen ergehen Mitteilungen an andere Behörde auf Grundlage des § 68 PStG sowie §§ 57 ff. Personenstandsverordnung (PStV) sowie auf Grund internationaler und bilateraler Übereinkommen sowie nach §§ 39 und 40 Landesgesetz über die freiwillige Gerichtsbarkeit.

2. Gespeicherte Daten

Zur Erfüllung dieser Aufgaben werden die unterschiedlichsten personenbezogenen Daten erhoben und gespeichert. Hierzu zählen insbesondere: 

• Namen 
• Geschlecht 
• Geburtsdaten 
• Sterbedaten 
• Eheschließungsdaten 
• Daten zum Familienstand 
• Daten zur vorherigen Ehen und gleichgeschlechtlichen Lebenspartnerschaften 
• Daten zu den Abstammungsverhältnissen 
• Meldedaten 
• Staatsangehörigkeiten 
• Religion (freiwillig) 
• Änderungen des Familienstandes, des Geschlechts, des Namens usw.

Welche Daten genau erhoben werden und in welcher Form die Speicherung erfolgt, ergibt sich aus den o.g. Rechtsgrundlagen. Die Daten müssen durch Vorlage entsprechender Originaldokumente und Unterlagen durch Bürger nachgewiesen werden.

3. Empfänger von Datenübermittlungen

Es ergehen nach der Beurkundung insbesondere Mitteilungen an folgende Behörden: 

• andere Standesämter im Inland 
• Standesämter und Zivilbehörden im Ausland 
• das Standesamt I in Berlin 
• Meldebehörden 
• Jugendämter 
• Ausländerbehörden 
• Konsulate und Botschaften 
• die zentrale Testamentskartei 
• Finanzamt 
• Amtsgericht 
• Kirchengemeinden 
• Statistisches Landesamt 
• Presse (nur mit schriftlicher Einwilligung)

Das Standesamt erhebt ggf. bereits vor der Beurkundung bei den o.g. Stellen Daten zur Erfüllung der eigenen Aufgaben. Diese variieren im Einzelfall und werden nur erhoben, sofern eine Notwendigkeit vorliegt. Darüber hinaus werden bei folgenden Stellen Daten erhoben bzw. an folgende Stellen Daten weitergegeben, sofern Klärungsbedarf besteht: 

• Staatsangehörigkeitsbehörde 
• Aufsichtsbehörde; Landratsamt 
• Oberlandesgericht 
• Bestatter, Staatsanwaltschaft

Personenstandsurkunden oder Auskünfte aus den Sammelakten ergehen an Privatpersonen und juristische Personen auf Antrag, sofern sie dazu berechtigt sind oder ein rechtliches Interesse vorliegt.

4. Übermittlung in ein Drittland

Sofern das Standesamt Hermeskeil Daten in einem Drittland (d. h. außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR)) verarbeitet oder dies im Rahmen der Inanspruchnahme von Diensten Dritter oder Offenlegung, bzw. Übermittlung von Daten an Dritte geschieht, erfolgt dies nur, wenn es zur Erfüllung unserer (vor)vertraglichen Pflichten, auf Grundlage Ihrer Einwilligung, aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung oder auf Grundlage unserer berechtigten Interessen geschieht. Vorbehaltlich gesetzlicher oder vertraglicher Erlaubnisse verarbeiten oder lassen wir die Daten in einem Drittland nur beim Vorliegen der besonderen Voraussetzungen der Artikel 44 ff. DSGVO verarbeiten.

5. Dauer der Speicherung 

Die in Registern erfassten Daten und die dazugehörigen Akten (Sammelakten) sind dauerhaft aufzubewahren. Sie sind zusammen mit den in den zugehörigen Akten je nach Art des personenstandsrechtlichen Vorgangs 30, 80 oder 110 Jahren dem Archiv zur Übernahme anzubieten. Kirchenaustritte werden 30 Jahre aufbewahrt und können anschließend vom Archiv übernommen werden.

Zur Vereinbarung von Terminen werden personenbezogene Daten erhoben und gespeichert. Dazu können insbesondere gehören:

• Namen 
• Geschlecht 
• Anschrift 
• Familienstand 
• Staatsangehörigkeit 
• Abstammungsverhältnisse 
• Telefonnummer 
• Email 
  

Die Daten dienen zur Organisation der vereinbarten Termine. Die Daten werden zusammen mit dem Hauptvorgang gespeichert. Ohne Einwilligung zur Speicherung der Daten erfolgt keine Terminvereinbarung. Ein Widerruf führt zur Löschung des Termins. 

6. Betroffenenrechte

Jede von einer Datenverarbeitung betroffene Person hat nach der Datenschutzgrundverordnung insbesondere folgende Rechte:

a) Recht auf Auskunft 

über die zu ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten und deren Verarbeitung (Art. 15 DS-GVO). In dem Auskunftsantrag sollten das Anliegen präzisiert werden, um das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Daher sollten in dem Antrag möglichst Angaben zum konkreten Verwaltungsverfahren (z.B. Steuerart und Jahr) und zum Verfahrensabschnitt (z.B. Festsetzung, Zahlungsabwicklung, Vollstreckung) gemacht werden.

b) Recht auf Berichtigung

soweit sie betreffende Daten unrichtig oder unvollständig sind (Art. 16 DS-GVO). 

c) Recht auf Löschung 

der zu ihrer Person gespeicherten Daten, soweit eine der Voraussetzungen nach Art. 17 DS-GVO zutrifft. Der Anspruch auf Löschung hängt unter anderem davon ab, ob die betreffenden Daten von der öffentlichen Stelle zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben noch benötigt wird.

Ausnahmen vom Recht auf Löschung bestehen zur Ausübung der Meinungs- und Informationsfreiheit, zur Erfüllung rechtlicher Speicherpflichten, aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit, für öffentliche Archivzwecke, wissenschaftliche, historische und statistische Zwecke sowie zur Durchsetzung von Rechtsansprüchen. 

d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, 

• insbesondere soweit die Richtigkeit der Daten bestritten wird, 
• für die Dauer der Überprüfung der Richtigkeit, wenn die Daten unrechtmäßig verarbeitet werden, die betroffene Person aber statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung verlangt, 
• wenn die betroffene Person die Daten zur Geltendmachung oder Ausübung von Rechtsansprüchen oder zur Verteidigung gegen solche benötigt werden und deshalb nicht gelöscht werden können, oder 
• wenn bei einem Widerspruch nach Art. 21 noch nicht feststeht, ob die berechtigten Interessen des Verantwortlichen gegenüber denen der betroffenen Person überwiegen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse besteht. 

Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse besteht.

e) Recht auf Widerspruch 

gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten aus persönlichen Gründen, soweit kein zwingendes öffentliches Interesse an der Verarbeitung besteht, welches die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegt, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 DS-GVO) dient.
Die verantwortliche Stelle kann dem jedoch nicht nachkommen, wenn an der Verarbeitung ein überwiegendes öffentliches Interesse besteht oder eine Rechtsvorschrift sie zur Verarbeitung verpflichtet (z.B. Durchführung des Besteuerungsverfahrens, Führung des Gewerberegisters). 

7. Beschwerderecht 

Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, wenn sie der Ansicht ist, dass ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz
Tel.-Nr.: 0 61 31 / 208-2449
Fax: 0 61 31 / 208-2497
E-Mail: poststelledatenschutz.rlp.de